L'approche systémique

Les organisations sont souvent comparées à des machines. Des systèmes... On parle de remettre de l'huile dans les rouages, de grains de sables dans l'engrenage etc. L'image de l'engrenage pour illustrer les organisations est très pertinente. Chaque direction, chaque service, chaque individu fait partie de ce système interconnecté et interdépendant. Il est donc judicieux d'appréhender l'organisation dans son ensemble à chaque fois que l'on veut l'étudier, la bouger, la faire évoluer afin d'avoir une vue d'ensemble du fonctionnement.

Imaginez que vous êtes à la tête d'une horlogerie de luxe. Vous avez organisé vos équipes en 4 groupes hautement qualifiés et synchronisés entre eux pour élaborer et maintenir les mécanismes de votre horloge. Après plusieurs années de travail acharné, cette horloge est la fierté de votre marque. Elle est réputée comme l'horloge la plus fiable au monde.

Mais que se passerait-il si un des groupes voulait modifier le mécanisme qui lui incombe sans tenir compte des 3 autres ?

Il est fort à parier que ce groupe (équipe 1) va optimiser sa partie, la rendre encore plus performante... mais si son mécanisme modifié n'est plus totalement synchronisé ou adapté aux 3 autres. Et bien c'est toute l'horloge qui en subira les conséquences.

Les organisations sont des horloges

Il est alors simple de comparer cette histoire d'horloge avec les organisations. Chaque service est un engrenage à part entière qui doit être synchronisé et adapté aux autres services. Production, Commerce, Marketing, Ressources Humaines, Communication, R&D, Clients, Achats, Partenaires...

Toutes ses directions sont interconnectées et interdépendantes et chaque modification qu'elles opèrent sur leur organisation peuvent impacter le fonctionnement de l'ensemble.

Toutefois, il n'est pas rare de constater dans certaines entreprises, que des directions se restructurent, changent leurs processus, leurs manières de fonctionner en toute indépendance et sans étudier les éventuels impacts avec les autres services. Ces impacts seront vus plus tard, alors que les nouveaux process sont déjà en place, et des "rustines" seront élaborées pour essayer de rattraper le coup par des personnes subissant ces dysfonctionnements. On se retrouve alors avec une multitudes de rustines créées sur le terrain (certains appellent même cela de l'agilité ;-) ) comme autant de risques de dysfonctionnements. Loin de moi l'idée de penser que les personnes sur le terrain n'ont pas à apporter leur pierre à l'édifice ou leur vis à l'horloge...mais il faudrait qu'elles soient intégrées en amont, que ces apports soient voulus, pilotés pour maitriser une cohérence globale.

Managers, vous êtes des artisans horlogers !

Il peut paraitre simple et facile de gérer son service comme une unité autonome. "Je vais faire de mon unité une machine de guerre..." Mais sans prendre en compte les autres directions, sans prendre en compte les procédures existantes, les contraintes, les enjeux globaux et les éventuelles rustines déjà existantes sur le terrain... cette bonne intention peut se retourner contre l'organisation et créer des silos, des "verrues"... autant de grains de sables dans la mécanique.

En tant qu'horloger, vous devez garder en tête la vision globale. Vous devez réorganiser votre service. Parfait ! Profitez de cela pour embarquer l'ensemble des parties prenantes et élaborer tous ensemble en session d'intelligence collective votre nouvelle organisation et évaluer les impacts sur l'écosystème. Vous gagnerez en fluidité, en optimisation et en résultats globaux.

L'approche systémique dans l'accompagnement

Les entreprises ont recours à des accompagnements extérieurs pour les aider à se réorganiser, élaborer de nouvelles stratégies, de nouveaux services ou produits...etc. Ces cabinets doivent être en approche systémique dans leur accompagnement afin de mener à bien la mission et permettre une performance durable !

Grégory